Häufige Fragen zu elektronischen Rechnungen
Wie kann ich eine entsprechende Empfangsadresse für die E-Rechnung hinterlegen?
Um Ihr Unternehmen auf E‑Rechnung umzustellen, füllen Sie einfach das Formular auf dieser Seite aus und hinterlegen Ihre gewünschte Empfangsadresse.
Nach erfolgreicher Übermittlung stellt die EWG Werther den Rechnungsversand für Ihr Unternehmen auf den elektronischen Weg um.
Welche elektronischen Rechnungsformate werden unterstützt?
Wir bieten Ihnen die beiden gängigen und gesetzlich zulässigen Formate:
- ZUGFeRD (PDF + strukturierte XML-Daten)
- XRechnung (rein strukturiertes XML-Format)
Beide Formate entsprechen den gesetzlichen Anforderungen.
Wir empfehlen Ihnen die Umstellung auf ZUGFeRD, um zu der XML-Datei weiterhin eine visuelle PDF-Darstellung zu erhalten.
Wie erhalte ich meine E-Rechnung?
Ihre Rechnungen erhalten Sie künftig digital an die von Ihnen hinterlegte E‑Mail-Adresse.
Je nach gewähltem Format erhalten Sie:
- ein PDF mit eingebetteten Daten (ZUGFeRD)
- oder eine XML-Datei (XRechnung)
Kann ich meine E-Rechnung auch ausdrucken?
Ja. Auch wenn die Rechnung elektronisch bereitgestellt wird, können Sie diese bei Bedarf jederzeit ausdrucken und archivieren.
Insbesondere ZUGFeRD-Rechnungen bieten eine vertraute PDF-Ansicht.
Was benötige ich, um E‑Rechnungen empfangen zu können?
Grundsätzlich benötigen Sie:
- eine zentrale E‑Mail-Adresse für den Rechnungsempfang
- ein System, das strukturierte Rechnungsdaten verarbeiten kann (z. B. Buchhaltungssoftware)4
Tipp: Prüfen Sie, ob Ihr System ZUGFeRD oder XRechnung unterstützt.
Was passiert ab 2027?
Ab dem 01. Januar 2027 stellt die EWG Werther den Rechnungsversand für Geschäftskunden vollständig auf elektronische Formate um.
Papierrechnungen sind dann nicht mehr vorgesehen.
Was bedeutet die Umstellung für meine bisherigen Prozesse?
Ihre Rechnungen werden künftig digital bereitgestellt. Das reduziert manuellen Aufwand und beschleunigt die Verarbeitung.
Gleichzeitig ist es wichtig, dass Ihre Systeme elektronische Rechnungen verarbeiten können.
Was passiert, wenn ich meine E‑Rechnung nicht erhalte?
Bitte prüfen Sie zunächst Ihren Spam-Ordner.
Sollte die Rechnung dort nicht zu finden sein, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice – wir unterstützen Sie gerne.
Welche Konsequenzen hat es, wenn mein Unternehmen nicht vorbereitet ist?
Da Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind, E‑Rechnungen empfangen zu können, kann es ohne Umstellung zu Problemen im Rechnungsprozess kommen (z. B. verzögerte Verarbeitung).
Wir empfehlen daher, die Umstellung frühzeitig vorzunehmen.
An wen kann ich mich bei Fragen wenden?
Bei Fragen zur E‑Rechnung oder zur Umstellung steht Ihnen unser Kundenservice gerne zur Verfügung.
Zusätzlich finden Sie weitere Informationen in unseren FAQ auf dieser Seite.
Wie kann ich meine Empfangsdaten nachträglich ändern?
Sie können Ihre hinterlegte E‑Mail-Adresse oder das gewünschte Rechnungsformat jederzeit aktualisieren. Nutzen Sie hierfür erneut das Formular oder wenden Sie sich an unseren Kundenservice.
Kann ich mehrere E‑Mail-Adressen für den Rechnungsempfang hinterlegen?
Aktuell erfolgt der Versand an eine zentrale Empfangsadresse. Bitte stellen Sie sicher, dass die Zustellung intern entsprechend weitergeleitet wird.
Kann ich für verschiedene Verträge unterschiedliche Formate wählen?
Die Auswahl des Rechnungsformats erfolgt in der Regel unternehmensweit. Wenn Sie individuelle Anforderungen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice.
Wie werden die E‑Rechnungen technisch versendet?
Der Versand erfolgt per E‑Mail an die von Ihnen hinterlegte Adresse. Die Rechnung wird dabei im gewählten Format (ZUGFeRD oder XRechnung) als Datei bereitgestellt.
Was passiert, wenn meine Systeme das Format (noch) nicht unterstützen?
In diesem Fall empfehlen wir, vorübergehend das ZUGFeRD-Format zu nutzen, da es zusätzlich eine visuelle PDF-Darstellung enthält.
Muss ich meine Systeme aktiv umstellen?
Ja, prüfen Sie bitte, ob Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Systeme elektronische Rechnungsformate verarbeiten können und passen Sie diese gegebenenfalls an.
Betrifft die E‑Rechnungspflicht auch mein Unternehmen?
Ob Ihr Unternehmen von der E-Rechnungspflicht betroffen ist, hängt von den geltenden gesetzlichen Regelungen, Ausnahmen und Übergangsfristen ab. Bitte wenden Sie sich für eine verbindliche Einschätzung an Ihre Steuerabteilung oder Ihren Steuerberater.
Muss ich der E‑Rechnung aktiv zustimmen?
Nein. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben ist eine Zustimmung nicht mehr erforderlich. Unternehmen müssen jedoch in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen.
Was ist eine Leitweg-ID und wann benötige ich diese?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung für öffentliche Auftraggeber. Sie wird benötigt, wenn Rechnungen an Behörden oder öffentliche Stellen im XRechnungsformat gesendet werden. Wenn Sie keine Behörde oder öffentliche Stelle sind, benötigen Sie keine Leitweg-ID.
Was passiert bei fehlerhaften oder unzustellbaren E‑Rechnungen?
Sollte eine E‑Rechnung nicht zugestellt werden können (z. B. aufgrund einer falschen E‑Mail-Adresse), nehmen wir Kontakt mit Ihnen auf, um die Daten zu aktualisieren.
An wen kann ich mich bei technischen Fragen wenden?
Unser Kundenservice unterstützt Sie gerne bei allen Fragen rund um die E‑Rechnung sowie bei der Umstellung Ihrer Prozesse.
Warum wurde die E‑Rechnung eingeführt?
Die E‑Rechnung ermöglicht eine effizientere, automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und unterstützt die Digitalisierung sowie die Einhaltung steuerlicher Anforderungen.
Kann ich weiterhin Papierrechnungen anfordern?
Für Geschäftskunden (B2B) sind wir gesetzlich verpflichtet, Rechnungen zukünftig als E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format bereitzustellen. Für Privatkunden (B2C) werden weiterhin Papierrechnungen angeboten. Unabhängig davon können wir mit der ZUGFeRD-Rechnung weiterhin eine lesbare Darstellung anbieten.